Tema 6
Control del almacén de material de oficina
1. Materiales y equipos de oficina
1.1 Descripción
En una oficina nos podemos encontrar una gran cantidad de utensilios, instrumentos o herramientas muy diversos.
Decimos que son equipos de oficina todos los aparatos y máquinas de una oficina que se utilizan para facilitar las tareas del personal administrativo que trabaja en ella. Los equipos
jueves, 28 de mayo de 2015
miércoles, 20 de mayo de 2015
TAC Tema 5 Gestión de correspondencia y paquetería
Tema 5
Gestión de correspondencia y paquetería
1.1 Recepción y clasificación
La llegada de la correspondencia del exterior puede producirse a través de los servicios de Correos o de empresas especializadas en mensajería. En ocasiones será la propia empresa la que deberá recoger la correspondencia en las oficinas de Correos.
Al recibir la correspondencia o paquetes, el personal responsable de la recepción debe asegurarse de que el destinatario es la empresa o personal que trabaja en ella.
Si el destinatario no está identificado de forma inequívoca o los datos de este son insuficientes o erróneos, se separará para intentar realizar una identificación correcta.
Una vez recibida la correspondencia o paquetería, el personal procederá a su clasificación.
1.1.2 Apertura y selección
La correspondencia puede ser para la empresa o para una persona en concreto. En algunas cartas o paquetes aparece la indicación <<confidencial>> o <<personal>>.
1.1.3 Numeración y registro
A cada carta o paquete recibido se le asignará un número de entrada para facilitar su registro, control y posterior búsqueda.
El registro puede ser físico (mediante libros en papel) o informático (por medio de programas como Excel).
Datos de entrada:
-Número: refleja el orden en que ha llegado el documento a la empresa, y como regla general se clasificarán primero los documentos urgentes.
-Fecha de entrada: es la fecha en la que se ha registrado.
-Hora de entrada: es importante sobre todo si se ha recibido por correo o mensajería urgente, para que conste el momento exacto en que ha llegado a la empresa.
Remitente: ha de constar el nombre de la persona, empresa u organismo que envía la correspondencia
Clase de envío: carta, telegrama, revistas, burofax...
Anexos: documentos que acompañan al envío, como pedidos, facturas, cheques...
Asunto: breve descripción del contenido.
Departamento de destino: es el departamento al que se va a enviar la carta o paquete.
Observaciones: se anotará cualquier anomalía o aspecto que pueda presentar la correspondencia y que pueda ser importante.
2. Preparación de la correspondencia
Una empresa u organismo, al comunicarse a través de la correspondencia, por medio de cualquier documento o paquete que envía, está transmitiendo aspectos como el prestigio o la imagen del remitente y de la institución o empresa que representa.
2.1 Elaboración de comunicaciones escritas
La correspondencia es un instrumento de comunicación escrita en las relaciones comerciales. D e estas comunicaciones puede depender el éxito de un negocio, una venta o la fidelidad de los clientes.
Las personas que elaboran la comunicación deben presentarse para poder ser identificadas claramente por el destinatario de la correspondencia.
Lo habitual es que junto con el documento que se va a enviar se genere una copia para el archivo, aun que con el uso de los medios informáticos algunas empresas lo archivan de forma digital para poder ahorrar papel y espacio.
2.2 Firma de comunicaciones escritas
Una vez elaborado el documento final, hechas las correcciones oportunas, se entrega para su firma.
La persona que se responsabiliza de lo expresado en la correspondencia escribe su nombre y apellido de su propia mano, para darle autenticidad o para expresar que aprueba su contenido.
A veces estampa la rúbrica de su puño y letra sin especificar su nombre y apellidos, y esta persona figurará en el firmado (de forma abreviada <<Fdo.>>) con su cargo en la organización.
3. Embalaje y empaquetado de documentación y productos.
Tiene como objeto proteger y conservar su contenido durante el transporte en el proceso de distribución del producto evitando roturas, desperfectos, derrames o humedades en operaciones de carga, descarga, transporte o manipulación.
Existe una gran variedad de productos que cubren las necesidades de protección y expedición de cualquier tipo de mercancía. El seleccionar una u otra vendrá dado por diferentes factores:
-Composición: es importante adecuar el embalaje al producto a proteger.
-Costes: El factor económico juega un papel importante a la hora de seleccionar el embalaje.
-Política medioambiental: Cumplir con las condiciones establecidas en la legislación medioambiental.
3.2 Empaquetado
Técnica empleada para proteger el contenido de un envío durante el transporte y manipulación del mismo.
3.2.1 Empaquetado tradicional
-Se utilizan, básicamente, para los envíos cajas de cartón.
-Seleccionar la caja en relación al producto a enviar teniendo en cuenta el tamaño y las características del objeto.
-Recubrir o incluir algún material de relleno como protección del producto (en algunos casos no es necesario, pues los productos están incluidos en cajas más pequeñas para su distribución.)
-Cerrar la caja utilizando cintas adhesivas o flejes.
- En ocasiones se recubre la caja con papel continuo de tipo kraft. Para su fijación se utiliza nuevamente la cinta adhesiva.
-Colocar la documentación a enviar en bolsas portadocumentos que quedan pegadas a la caja.
4. Gestión de envío de correspondencia y paquetería
El proceso de gestión del envío de la correspondencia y paquetería sigue las fases que vamos a ver a continuación.
4.1 Recogida interna
Una vez que han sido confeccionados la correspondecia y los paquetes en los distintos departamentos, deben llegar a la recepción para su posterior manipulación y envío por alguno de los siguientes procedimientos:
- Entregar a la persona encargada de distribuir la correspondencia en el momento de efectuar la entrega.
- Efectuar una orden de recogida a la persona encargada del reparto y recogida de la correspondencia.
.Depositar en la recepción de la empresa la correspondencia y paquetes que deben ser enviados por la persona de cada departamento o división.
4.2 Inspección y clasificación.
Al recibir la correspondencia y paquetería se debe comprobar que cumpla una serie de condiciones:
-Los documentos deben estar firmados por la persona que sea responsable de su contenido.
- Se adjuntan los documentos que aparecen en el anexo de estos.
- Los datos del destinatario están impresos en el sobre o envoltorio de forma visible y legible.
-El tipo de envío (ordinario, urgente, certificado...) ha sido especificado.
4.3 Registro de envío.
Contiene:
- Datos de salida
-Número, fecha, hora y destinatario
-Clase de envío
-Anexo
-Asunto
-Departamento de origen
-Observaciones
4.4. Plegado y ensobrado
Una vez se hayan registrado los documentos, deberán ser plegados para poder ser introducidos en los sobres correspondientes para su envío.
La dirección del sobre se podrá colocar con diferentes técnicas:
-Etiquetas adhesivas, en las que previamente se ha impreso la dirección.
-Sobres de ventanilla, que dejan ver la dirección impresa en el documento que contiene.
-Impresión directa por medios informáticos de la dirección correspondiente.
-Anotación a mano de la dirección correspondiente.
Al plegar y ensobrar los documentos se han de tener los siguientes cuidados:
- En los sobres de ventanilla la dirección del destinatario ha de ser visible.
4.5 Franqueo y expedición.
Franquear es pagar el porte de un objeto que se remite por correo.
El importe dependerá del peso y del tipo de envío. Será necesario pesar los documentos o paquetes para pagar el servicio según loa tarifa asignada por Correos o las empresas de mensajería.
Formas de realizar el franqueo en el servicio de Correos:
-Mediante la adquisición de sellos postales
-Sobres franqueados
-Franqueo en destino
-Franqueo mediante maquinas franqueadoras
5. Registro de faxes y correos electrónicos
Las empresas reciben comunicaciones no solo a través de Correos o empresas de mensajería, sino a través de otros medios como el fax o el correo electrónico.
Por ello, es preciso contar un registro de estas comunicaciones que llegan por medios telemáticos.
5.1 Registro de faxes
Los faxes se registran asignándoles un número según llegan, al igual que se hace con la correspondencia.
Si se envía un fax por medio de un telefax la máquina genera un documento llamado reporte, con datos que pueden servir para rellenar los registros de faxes
Gestión de correspondencia y paquetería
1.1 Recepción y clasificación
La llegada de la correspondencia del exterior puede producirse a través de los servicios de Correos o de empresas especializadas en mensajería. En ocasiones será la propia empresa la que deberá recoger la correspondencia en las oficinas de Correos.
Al recibir la correspondencia o paquetes, el personal responsable de la recepción debe asegurarse de que el destinatario es la empresa o personal que trabaja en ella.
Si el destinatario no está identificado de forma inequívoca o los datos de este son insuficientes o erróneos, se separará para intentar realizar una identificación correcta.
Una vez recibida la correspondencia o paquetería, el personal procederá a su clasificación.
1.1.2 Apertura y selección
La correspondencia puede ser para la empresa o para una persona en concreto. En algunas cartas o paquetes aparece la indicación <<confidencial>> o <<personal>>.
1.1.3 Numeración y registro
A cada carta o paquete recibido se le asignará un número de entrada para facilitar su registro, control y posterior búsqueda.
El registro puede ser físico (mediante libros en papel) o informático (por medio de programas como Excel).
Datos de entrada:
-Número: refleja el orden en que ha llegado el documento a la empresa, y como regla general se clasificarán primero los documentos urgentes.
-Fecha de entrada: es la fecha en la que se ha registrado.
-Hora de entrada: es importante sobre todo si se ha recibido por correo o mensajería urgente, para que conste el momento exacto en que ha llegado a la empresa.
Remitente: ha de constar el nombre de la persona, empresa u organismo que envía la correspondencia
Clase de envío: carta, telegrama, revistas, burofax...
Anexos: documentos que acompañan al envío, como pedidos, facturas, cheques...
Asunto: breve descripción del contenido.
Departamento de destino: es el departamento al que se va a enviar la carta o paquete.
Observaciones: se anotará cualquier anomalía o aspecto que pueda presentar la correspondencia y que pueda ser importante.
2. Preparación de la correspondencia
Una empresa u organismo, al comunicarse a través de la correspondencia, por medio de cualquier documento o paquete que envía, está transmitiendo aspectos como el prestigio o la imagen del remitente y de la institución o empresa que representa.
2.1 Elaboración de comunicaciones escritas
La correspondencia es un instrumento de comunicación escrita en las relaciones comerciales. D e estas comunicaciones puede depender el éxito de un negocio, una venta o la fidelidad de los clientes.
Las personas que elaboran la comunicación deben presentarse para poder ser identificadas claramente por el destinatario de la correspondencia.
Lo habitual es que junto con el documento que se va a enviar se genere una copia para el archivo, aun que con el uso de los medios informáticos algunas empresas lo archivan de forma digital para poder ahorrar papel y espacio.
2.2 Firma de comunicaciones escritas
Una vez elaborado el documento final, hechas las correcciones oportunas, se entrega para su firma.
La persona que se responsabiliza de lo expresado en la correspondencia escribe su nombre y apellido de su propia mano, para darle autenticidad o para expresar que aprueba su contenido.
A veces estampa la rúbrica de su puño y letra sin especificar su nombre y apellidos, y esta persona figurará en el firmado (de forma abreviada <<Fdo.>>) con su cargo en la organización.
3. Embalaje y empaquetado de documentación y productos.
Tiene como objeto proteger y conservar su contenido durante el transporte en el proceso de distribución del producto evitando roturas, desperfectos, derrames o humedades en operaciones de carga, descarga, transporte o manipulación.
Existe una gran variedad de productos que cubren las necesidades de protección y expedición de cualquier tipo de mercancía. El seleccionar una u otra vendrá dado por diferentes factores:
-Composición: es importante adecuar el embalaje al producto a proteger.
-Costes: El factor económico juega un papel importante a la hora de seleccionar el embalaje.
-Política medioambiental: Cumplir con las condiciones establecidas en la legislación medioambiental.
3.2 Empaquetado
Técnica empleada para proteger el contenido de un envío durante el transporte y manipulación del mismo.
3.2.1 Empaquetado tradicional
-Se utilizan, básicamente, para los envíos cajas de cartón.
-Seleccionar la caja en relación al producto a enviar teniendo en cuenta el tamaño y las características del objeto.
-Recubrir o incluir algún material de relleno como protección del producto (en algunos casos no es necesario, pues los productos están incluidos en cajas más pequeñas para su distribución.)
-Cerrar la caja utilizando cintas adhesivas o flejes.
- En ocasiones se recubre la caja con papel continuo de tipo kraft. Para su fijación se utiliza nuevamente la cinta adhesiva.
-Colocar la documentación a enviar en bolsas portadocumentos que quedan pegadas a la caja.
4. Gestión de envío de correspondencia y paquetería
El proceso de gestión del envío de la correspondencia y paquetería sigue las fases que vamos a ver a continuación.
4.1 Recogida interna
Una vez que han sido confeccionados la correspondecia y los paquetes en los distintos departamentos, deben llegar a la recepción para su posterior manipulación y envío por alguno de los siguientes procedimientos:
- Entregar a la persona encargada de distribuir la correspondencia en el momento de efectuar la entrega.
- Efectuar una orden de recogida a la persona encargada del reparto y recogida de la correspondencia.
.Depositar en la recepción de la empresa la correspondencia y paquetes que deben ser enviados por la persona de cada departamento o división.
4.2 Inspección y clasificación.
Al recibir la correspondencia y paquetería se debe comprobar que cumpla una serie de condiciones:
-Los documentos deben estar firmados por la persona que sea responsable de su contenido.
- Se adjuntan los documentos que aparecen en el anexo de estos.
- Los datos del destinatario están impresos en el sobre o envoltorio de forma visible y legible.
-El tipo de envío (ordinario, urgente, certificado...) ha sido especificado.
4.3 Registro de envío.
Contiene:
- Datos de salida
-Número, fecha, hora y destinatario
-Clase de envío
-Anexo
-Asunto
-Departamento de origen
-Observaciones
4.4. Plegado y ensobrado
Una vez se hayan registrado los documentos, deberán ser plegados para poder ser introducidos en los sobres correspondientes para su envío.
La dirección del sobre se podrá colocar con diferentes técnicas:
-Etiquetas adhesivas, en las que previamente se ha impreso la dirección.
-Sobres de ventanilla, que dejan ver la dirección impresa en el documento que contiene.
-Impresión directa por medios informáticos de la dirección correspondiente.
-Anotación a mano de la dirección correspondiente.
Al plegar y ensobrar los documentos se han de tener los siguientes cuidados:
- En los sobres de ventanilla la dirección del destinatario ha de ser visible.
4.5 Franqueo y expedición.
Franquear es pagar el porte de un objeto que se remite por correo.
El importe dependerá del peso y del tipo de envío. Será necesario pesar los documentos o paquetes para pagar el servicio según loa tarifa asignada por Correos o las empresas de mensajería.
Formas de realizar el franqueo en el servicio de Correos:
-Mediante la adquisición de sellos postales
-Sobres franqueados
-Franqueo en destino
-Franqueo mediante maquinas franqueadoras
5. Registro de faxes y correos electrónicos
Las empresas reciben comunicaciones no solo a través de Correos o empresas de mensajería, sino a través de otros medios como el fax o el correo electrónico.
Por ello, es preciso contar un registro de estas comunicaciones que llegan por medios telemáticos.
5.1 Registro de faxes
Los faxes se registran asignándoles un número según llegan, al igual que se hace con la correspondencia.
Si se envía un fax por medio de un telefax la máquina genera un documento llamado reporte, con datos que pueden servir para rellenar los registros de faxes
Suscribirse a:
Entradas (Atom)