4. El servicio de correos y la mensajería.


1. Introducción.

La comunicación por medio de documentos escritos enviados de un lugar a otro con empleo de intermediarios surge ya desde la invención de la escritura. En este momento, la comunicación escrita está en constante proceso de actualización, como resultado de la incorporación de las nuevas tecnologías a dicha comunicación.
Cualquier empresa necesita hacer llegar sus comunicaciones escritas externas y paquetes. Para ello, podrá optar entre utilizar:
-El Servicio de Correos.
-Medios propios.
-Empresas de mensajería.


 2. El servicio de Correos.

Correos es una empresa pública responsable de los servicios electrónicos y de paquetería del mercado español. Sirve de enlace entre los ciudadanos, las administraciones públicas y las empresas.
La empresa de Correos ha incorporado medios innovadores a todos sus procesos postales, desde los centros de tratamiento automatizado hasta el empleo de terminales portátiles (PDA) para su personal de reparto; sin contratar servicios postales tradicionales y los creados específicamente para un entorno electrónico.
Desde correos se pueden efectuar distintos tipos de envíos:
-Variedad de productos y servicios que ofrece a través de una amplia red de distribución (oficinas repartidas por todo el territorio español).
-Aumento de los tipos de servicios.
-Adaptación a las necesidades de los usuarios y las nuevas tecnologías.




2.1 Servicios ofertados por Correos

El manual de productos y procedimientos establecido por la entidad dispone de cinco líneas operativas en las que se encuadernan los diferentes productos que se comercializan:
-Línea básica.
-Línea urgente.
-Paquetería.
-Línea económica.
Además ofrece distintos productos de servicios telegráficos y gestión de buzón.




2.2 Modalidades de envío

Correos ofrece la posibilidad de realizar los envíos utilizando diferentes modalidades que pueden combinarse entre sí. Y permite también añadir servicios adicionales que cada producto ofrece.

La elección de la modalidad de envío dependerá de:
-Las garantías exigidas al servicio que se va a contratar.
-El modo de transporte empleado.
-La rapidez y urgencia de la entrega.
-El tipo de producto o documento que se va a enviar.
-Los impresos que cumplimentar serán distintos a partir de la forma de envío elegida; en cualquier caso son apartados de Correos.



2.3 Sistemas de franqueo: tarifa y tiempo en el envío de la correspondencia.

La Ley Postal establece el franqueo como una de las formas de pago de los servicios postales al operador al que se ha encomendado la prestación del servicio postal universal.
Consiste en el abono de la tarifa o el precio que corresponde aplicar a un envío postal para su circulación por la red postal para su circulación por la red postal pública por parte del usuario del servicio.

Estas tarifas o tasas son establecidas para cada producto, con posibilidad de bonificación según acuerdos. Son materializadas en sellos, etiquetas o estampas de franqueo que se adhieren a los envíos.

El coste y el tiempo del envío varían dependiendo de:
-El origen y destino del envío:
    -Nacional o internacional.
    -Local o provincial.

-El tamaño y el peso del objeto: en la mayoría de los casos las tarifas se adjuntan a unas dimensiones, si se sobrepasan estas, el precio se incrementa de forma proporcional al exceso.

-La modalidad elegida para realizar el envío: urgente o correo ordinario, valores declarados, etc.

-El tipo de producto seleccionado (carta, paquete postal, etc.)

Es necesario tener en cuenta respecto al plazo de entrega que los dias especificados para el envío son días hábiles y no días naturales.



2.3.1 Medios de franqueo

Según el art. 3.7 de la Ley Postal los medios de franqueo son <<aquellos efectos o signos que justifican el pago de los servicios postales a los operadores postales que presten servicios incluidos en el servicio incluidos en el servicio postal universal>>.

Son los siguientes:

-Sistema de franqueo a través de sellos: se trata del sistema tradicional de franqueo, implantado en España desde 1850. Sirve como comprobante de pago previo de los envíos efectuados.
Se materializa en forma de papel autoadhesivo , en cuyo anverso aparecen figuras o signos gravados, el importe en euros y las palabras <<Correos>> y <<España>>. Necesita incorporarse a la cubierta o envoltorio del envío, en su ángulo superior derecho. El importe del franqueo viene señalado en el mismo sello.

-Sobres prepagados o prefranqueados: son los sobres o embalajes para envíos postales que incorporan el precio o tarifa de la presentación postal.
No es necesario pegar sellos en ellos, ya que llevan en su cubierta un signo de franqueo sin valor facial. Existen prefranqueados tanto en la modalidad ordinaria como en certificado.

-Franqueo pagado en oficina: nuevo sistema de pago en sustitución de las estampillas de franqueo con el que se puede franquear todo tipo de envío. Se realiza a través de una máquina o manualmente.

-Franqueo en destino: este sistema permite que el franqueo no sea abonado por el remitente, sino por el destinatario, a través de un apartado postal especial denominado <<FD>> y previamente contratado en Correos. Solo es posible su uso en cartas, tarjetas postales y correspondencia ordinaria. Es muy útil para la recepción de respuestas comerciales. Los envíos deberán incluir una serie de datos: la mención "respuesta comercial", y el número de autorización; en la mitad izquierda del sobre, un banda gruesa de trazos discontinuos en sentido vertical; y, en el ángulo superior derecho, un recuadro con la indicación <<Franqueo en destino>>, señas del destinatario y número del apartado especial FD.


-Impresiones de máquinas de franquear: como sustitución de los sellos, es posible utilizar impresiones o estampaciones realizadas con máquinas de franquear. Los modelos que se van a utilizar deben estar autorizados por Correos.



2.4 Requisitos para el envío de correspondencia.

Correos exige que todos los productos postales cumplan con una serie de requisitos para que su envío y entrega sean efectuados de forma correcta.



2.4.1 Embalaje

-Mantener una relación de resistencia con el peso del producto para evitar su deteriodo.
- Poseer calidad en el material del que está fabricado para garantizar la seguridad e integridad del envío.
-Encontrarse armonizado en cuanto a forma y tamaño del producto o mercancía.

Correos pone a disposición de todos sus clientes, es sus oficinas. varios modelos de sobres (papel, acolchados, semirrígidos) y embalajes que garantizan la integridad del contenido: cajas de diferentes tamaños, de fácil montaje, con sistemas antigolpes, materiales reforzados, cierres de seguridad y adaptados al contenido (embalaje para botellas, bicicletas, planos...)




2.4.2 Normalización

Consiste en la adaptación de los envíos a una serie de normas de dimensiones, para adoptar sistemas de mecanización que permitan la manipulación automática de la correspondencia.
Si los envíos cumplen una serie de requisitos normalizados, las tarifas aplicadas a los envíos resultan menos que si no se cumplen.

Condiciones de normalización.

Formato:
-Rectangular: en sobre o tarjeta que permita la manipulación automática.
-Correos admite distintos tamaños de sobres: americano, DIN-A5, acolchados de diferentes tamaños y seguridad.
-Los sobres de ventanilla deben permitir la lectura completa de la dirección.
Color del sobre: blanco o colores claros (a excepción del azul).
Grafía: se debe evitar el uso de fuentes artísticas y la superposición de carácteres.
Cómo escribir la dirección en los envíos:
La forma correcta de la distribución de los diferentes elementos de la dirección del destinatario estará compuesta por los siguientes módulos en el orden que se indica.
Línea 4: identificación del destinatario (nombre o razón social)
Línea 3: tipo de vía, nº, escalera, piso.
Línea 2: código postal de la localidad.
Línea 1: provincia (país en los envíos internacionales)



2.4.3. Prohibiciones en los envíos

Está prohibido mandar desde Correos ciertos objetos o sustancias supuestamente inofensivas, pero que por su naturaleza ante un cambio de circunstancias ambientales -como pueden ser la temperatura, presión o contacto con otros materiales- pueden volverse peligrosas.
El reglamento autoriza a Correos a proceder a la comprobación del contenido de forma razonada que un envío contiene algún objeto cuya circulación está prohibida o que no se ajuste al contenido aclarado.

Objetos o sustancias prohubidas:
-Explosivos.
-Gases comprimidos no inflamables.
-Líquidos inflamabnles.
-Sólidos inflamables.
-Materiales oxidantes.
-Objetos tóxicos o nocivos.
-Etc.



2.5 Servicio on line

Es una oficina postal virtual en internet que integra servicios interactivos y de comercio electrónico.

Correo digital:
- Cartas: es posible realizar el envío de cartas tanto de ámbito nacional como internacional, o certificadas, directamente desde un ordenador al buzón del domicilio del destinatario. Las cartas enviadas a través de correos digital pueden tener una extensión máxima de 20 folios.

-Tarjeta postal: de la misma manera que para el envío de cartas, es posible realizar la expedición de tarjetas postales a cualquier luigar del mundo.

Servicio nacional de notificaciones electrónicas: Permite a cualquier persona física o jurídica recibir por vía telemática las notificaciones remitidas por diversos organismos de las administraciones públicas.

Servicios telemáticos.
-Telegramas on line: mensajes enviados desde el ordenador al domicilio del destinatario, con plena <<validez legal>>. El pago se realiza a través de tarjeta (crédito o débito) y PayPal; en este último caso debe existir un contrato previo para realizar el cargo.
-Burofax on line: envío de un burofax desde el propio ordenador al destinatario en formato PDF.

Seguimiento de los envíos a través de internet: al efectuar un envío, en el resguardo aparece un código de barras numerado. Si lo introducimos en la página del localizador disponible en la web de Correos, esta nos muestra el estado detallado del envío.




3. El servicio de fax

El fax es un dispositivo capaz de transmitir y recibir mensajes en formato papel. Así, si enviamos un documento desde nuestro fax, el fax del receptor reproducirá una copia exacta del original.



3.1 Características

A pesar de que cada uno de los modelos existentes en el mercado posee unas características específicas propias, detalladas en su manual de funcionamiento, en este apartado estudiaremos aquellos parámetros generales que se deben tener en cuenta a la hora de adquirir o utilizar un dispositivo de este tipo.

Son los siguientes:
-Compatibilidad con el resto de dispositivos instalados.
- Rapidez en la transmisión de copias.
-Resolución.
-Sensor de imagen, para permitir una adecuada visualización de la documentación que se va a transmitir.
- Funciones de memorización de números de teléfono y fax.
-Transmisión diferida que permite el envío de los originales fuera del horario laboral.
- Opciones de respuesta.
-Transmisión de identidad: permite imprimir en cada página de forma automática el nombre y número de fax del remitente, además de la fecha y hora.
-Emisión de informe de confirmación de la recepción correcta del fax o tipo de error producido.


3.2 Funcionamiento

Un fax es básicamente la combinación de un escáner, un módem y una impresora, que forman un aparato especializado.
El escáner convierte un documento original en una imagen digital y el módem envía el documento por la línea telefónica; al otro lado el módem del equipo destinatario lo recibe y lo envía a la impresora, que hace una copia del documento original.


3.2.1 Proceso
El proceso se divide en dos fases:

Fase de emisión:
1. Cargamos el documento en la bandeja de entrada de originales. De manera mecánica, el dispositivo irá introduciendo las hojas por orden dentro de la máquina. La duración del proceso es corta.
2. El documento es copiado desde que ingresa hasta que sale por la bandeja de salida.
3. Se ajustan las guías al tamaño del documento (generalmente a un tamaño normalizado).
4. Se introduce el número de fax del destinatario.
5. Se pulsa la tecla de inicio de proceso.


Fase de recepción:
Si el fax dispone de una línea telefónica exclusiva para este servicio, la recepción se utilizará automáticamente; en caso contrario, si es compartida con el teléfono, será necesario conectar el fax para recibir el mensaje o documento.
Es posible realizar esta operación desde cualquier lugar del mundo en la medida en que el receptor y emisor dispongan de este tipo de dispositivos.




4. El servicio de digitalización

El servicio de digitalización de documentos es un proceso que permite la gestión on line de los documentos, especialmente de las organizaciones, para su archivo y consulta remota.

Actualmente, las empresas no solo demandan la digitalización de la documentación como ventaja competitiva, sino la certificación de estos documentos digitalizados para que puedan tener validez legal.



4.1. Digitalización certificada a través de empresas privadas

Algunas empresas realizan esta digitalización certificada a través de un software específico que debe ser homologado por la AEAT (Agencia Estatal de la Administración Tributaria).



4.1.1 Proceso

Recogida de la documentación de forma periódica por parte de la empresa digitalizadora en el lugar pactado con el cliente.
Preparación: manipulación de los documentos y clasificación.
Digitalización: escaneado de la documentación
Control de calidad: verificación de las imágenes digitalizadas para evitar posibles errores.
Publicación de la documentación para facilitar la información a través del portal web de la empresa digitalizadora.

Entrega de ficheros al usuario a través del medio acordado.
Archivo, custodia y destrucción de la documentación: se archiva durante el tiempo acordado en contrato, y finalizado este y previa autorización de realizará la destrucción certificada de la documentación.



4.2 Registro electrónico para las administraciones públicas

Se trata de un servicio de la Administración que permite a ciudadanos y empresas el registro y envío inmediato de documentos digitalizados a las administraciones públicas españolas a través del servicio de Correos.
Los documentos son remitidos a la administración de destino asociada a este servicio, en formato electrónico. Para ello han debido ser escaneados y cotejados (comparados con la documentación original) por los empleados de Correos.


4.2.1 Proceso

-Preparación
-Manipulación
-Digitalización
-Cotejo
-Cobro
-Registro
-Emisión de resguardo


4.3 Preparación de los originales para su reproducción.

La documentación original debe tratarse con mucho cuidado en todo el proceso de reproducción, al tratarse normalmente de documentos únicos, en ocasiones imposibles de restituir.
Las operaciones previas a la reproducción deben estar orientadas a reducir en la medida que sea posible el número de errores.

Recepción de la documentación original: verificación del formato en el que se presenta la documentación, para conocer si es viable su escaneo (encuadernaciones, clips, grapas, deteriodo, etc.)
Reconocimiento del tipo de original que se va a reproducir.
Observaciones de los defectos que pudiera tener el original.
Protección adecuada.
Reproducción.



5. El servicio de mensajería externa

El servicio de mensajería se encargan de proporcionar al usuario un servicio personalizado de transporte, envío y entrega de forma rápida y cómoda, como alternativa al Servicio de Correos.


5.1 Características

Adaptan su horario de recogida y entrega al cliente
No tienen una franja horaria fija de reparto, como ocurre con el servicio de Correos.
Son muy utilizadas en las grandes ciudades para trayectos en casco urbano y extrarradio. Evitan las aglomeraciones de tráfico utilizando frecuentemente el transporte en moto y así logran rapidez en la entrega.
En la mayoría de los casos trabajan con un sistema de franquicia.



5.2. Tarifas

El coste y el tiempo de envío dependerá de:
La modalidad contratada del servicio.
El tipo de usuario: empresas o particulares.
Las condiciones particulares del contrato de mensajería.
La distancia entre el punto de recepción y entrega.
El peso, volumen y urgencia del envío.


5.3 Funcionamiento

Las empresas de mensajería generalmente trabajan utilizando dos modalidades para formalizar sus envíos:

-El cliente contacta con la empresa de mensajería; en este caso, se enviará a un empleado a la dirección de recogida, que rellena el correspondiente albarán, entregando copia de este al cliente. Se encargará de la recogida, transporte y entrega a la dirección pactada.

-El envío es llevado a las oficinas de la empresa de mensajería por el remitente para su posterior transporte y entrega al destinatario. La documentación generada es igual en cualquiera de las formas que pueda emplearse.



5.4 Modalidades de envío.


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5.4 Modalidades de envío.

Los servicios ofrecidos por las empresas de mensajería pueden dividirse en:

Nacionales: prestados en el territorio nacional.

Internacionales: la actividad es desarrollada en su origen o destino  en otro país distinto al territorio nacional.

Servicios complementarios: de la misma forma que hace Correos, las empresas de mensajería ofrecen a sus clientes servicios complementarios, como el seguimiento de sus pedidos a través de internet (utilizando un localizador que la empresa facilita), mensajes de confirmación de entrega o valor declarado del envío (útil en caso de que se extravíe o se deteriore el envío), etc.

5.5 Documentos en los servicios de mensajería

Tanto en el momento en que la empresa de mensajería recibe el envío como en la recepción por parte del destinatario en el lugar pactado, la empresa de mensajería está obligada a entregar  una serie de documentación, en cualquier caso necesaria para realizar cualquier tipo de reclamación.

Albarán de recogida: Justifica que el encargo ha sido recogido en la dirección del cliente o depositado en la propia oficina de mensajería, dependiendo de la modalidad de envío seleccionada.

Albarán de entrega: se trata de un resguardo que se da