T.A.B Tema 3. Circulación interna de la comunicación.

TEMA 3 CIRCULACIÓN INTERNA DE LA COMUNICACIÓN.

1.Las comunicaciones escritas.

hay dos tipos de comunicaciones: oral y escrita. Dependiendo de con quien tengamos que tratar utilizaremos un tipo de comunicación u otra.

Las comunicaciones escritas son aquellas en las que se emplea el lenguaje escrito para intercambiar información dentro de la empresa entre esta y su entrono, tales como cartas, facturas, informes, revistas e impresos, folletos, postales...

-Comunicaciones externas: ponen en contacto a la empresa con el exterior (carta comercial)

-Comunicaciones internas: su origen y destino es la propia empresa.

2. La comunicación interna.

Cuando las organizaciones cuentan con buena comunicación interna la empresa funciona mucho mejor.

La comunicación interna es un conjunto de actividades realizadas por cualquier organización para crear y mantener buenas relaciones con con los miembros de la organización, utilizando diferentes medios de comunicación con los que los mantengan informados, integrados y motivados contribuyendo a lograr con su trabajo los objetivos programados.

La comunicación debe circular con fluidez de forma descendente y ascendente.

En las empresas en las que la comunicación interna es nula tiende al descenso de la productividad.

Tipo de función	Descripción	Ejemplo
Función informativa	Está relacionada con el quehacer y la existencia de la empresa o institución a la que esta se refiere. La idea es responder a preguntas como ¿qué hacemos?, ¿en qué momento nos encontramos?	Una empresa informa a sus empleados sobre los resultados anuales:beneficios, pérdidas y las inversiones realizadas.
Función operativa	Referida con las instituciones que se dan para ejecutar determinadas funciones, órdenes en el trabajo diario o disposiciones.	En una determinada empresa se va a comenzar a aplicar un nuevo sistema de trabajo, siendo necesario comunicar como se opera con el.

Los objetivos

La comunicaión interna tiene como función cumplir una serie de objetivos programados previamente.

Crear cultura organizacional: establecer en la institución un compromiso, una identidad y un espiritu que integren la que integren al personal en un proyecto común.

Dar coherencia y coordinación al plan de acción empresarial: integrar las diferentes acciones que se desarrollan en la empresa a través de una comunicación omnidireccional.

Incentivar la innovación: inplantado nuevos intrumentos y metodos de trabajo y ofreciendo una rápida vía para su aprendizaje y verificación.

Asegurar la difusión de los sistemas de información y comunicación: transferir bien la información para obtener un mejor rendimiento.

Control: en el sentido de influir en el comportamiento de los empleados.

Mejorar la imagen de la organización: los trabajadores suelen convertirse en emisores y portavoces de los cambios de la imagen de la empresa que se ofrece al exterior.

Fomentar la cultura corporativa

Evitar rumores: la ausencia de información da paso a este tipo de comentarios

Clasificación.

Clasificamos las comunicaiones internas a partir de diferentes criterios:

Según el flujo de información

Verticales: la información se trasnmite desde distintos niveles de la escala jerárquica:

     -Descendentes: comonucaciones internas más frecuentes en casi todas las organizaciones.

     -Ascendentes: la información parte de los empleados y llega  los directivos.

            -Transversales: están relacionadas con la vinculación que tienen entre si las personasen la comunicación:

     -Diagonales: personas cuya función es intercambiar informes, datos, etc.

             -Según la naturaleza de las comunicaciones:

     -Formales: la información es estructurada y programada, incluye normativa o procedimineto y en la mayoria de los casos suele ser der carácter descendiente.

     -Informales: no se encuentran estructuradas ni se pueden programar ni estructurar.

 Según el medio de trasnmisión de información:

   -Verbales: utilizan la palabra para su transmisión.

   -Escritas: la transmisión se relaiza mediante el lenguaje escrito.

   -No verbales: se apoyan en gestos para su comunicación.

2.4 CANALAES DE COMUNCIA

(hacer el esquema de las hojas)

2.5 IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN INTERNA.

Unas de las políticas de personal cada vez más utilizada para conseguir esto es contar con una comunicación interna fluida y eficaz:

Esta política va a beneficiar:

- A la empresa: motiva al personal, facilita la adaptación de los recursos humanos a los cambios, y favorece la aparición de climas de trabajo creativos e innovadores.

- Al trabajador: se favorecen las relaciones entre los trabajadores, y la posiblididad de que estos puedan expresar sus ideas.

Con esta política se favorece al correcto desarrollo de las metas propuestas y ayuda a promover cambios y transfromaciones en la empresa.

 EJEMPLO: Un blog puede servir para que los directivos informen sobre novedades respecto al negocio, pero también para recibir comentarios o para presentar quejas  de los empleados.

2.6 VENTAJAS DE LA COMUNICACIÓN INTERNA.

Aquellas organizaciones, tanto públicas como privadas, que mantienen una estratega de comunucación interna adecuada pueden observar cómo a la larga obtienen una serie de ventajas en todos los niveles.

(FALTA INSERTAR IMAGEN) ENVIO POR CORREO ELECTRONICO

3. LA COMUNICACIÓN INTERNA EN ENTIDADES PRIVADAS.

La comunicación interna en entidades privadas se originan dentro de la propia organización, entre áreas o departamentos.

Se utiliza como medio de participación de los trabajadores, clientes internos de la empresa.

Los trabajadores se sienten implicados en la toma de decisiones.

Una buena comunicación interna ayuda a aumentar el rendimiento del trabajo.

Mejora las relaciones de los propios trabajadores y de la eficacia del trabajo en grupo.

3.1 CANALES Y HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN INTERNOS.

Las empresas disponen de una amplia relación entre canales y medios para difundir la información en toda la organización. Es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

    - Tener claro y preciso qué y a quién se quiere comunicar.

    -Formular cuidadosamente el mensaje con un lenguaje claro, conciso y apropiado.

    -Seleccionar el medio o medios más adecuados para transmitir el mensaje.

    -Verificar que el mensaje haya sido captado por el receptor o receptores al que va dirigido.

    -Recibir mensajes de respuesta y si es necesario continuar al que va dirigido.

3.1.1 CLASIFICACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS UTILIZADAS EN LA COMUNICACIÓN INTERNA.

   

Soporte impreso: con este tipo de medio se intenta que la información perdure en el tiempo. Generalmente va dirigida  a un grupo, aun que las notas internas y el memorándum pueden ser dirigidos de forma individual.

Contacto directo: con este tipo de medios se pretende que la información llegue de forma rápida y directa a los destinatarios, esperando en ocasiones que exista un feedback o respuesta.

Mixta o electrónica: utiliza las TIC como herramineta de comunicación. Con este tipo de medios es posible combinar el impacto grupal y rapidez que ofrecen las nuevas tecnologías con la conservación de la comunicación en el tiempo a bajo coste. Su uso es cada vez más extendido.

En soporte impreso: Boletines, diarios, murales, buzón de comunicación...

Contacto directo: Conferencias, reuniones (desayunos, almuerzos de trabajo...)

Mixta o electrónica: Correo electrónico, teléfono, fax...

3.2  DOCUMENTACIÓN EN LA COMUNICACIÓN INTERNA EN EMPRESAS PRIVADAS.

3.2.1 Aviso

 Son comunicaciones breves que se realizan con el obejtivo de informar a gran número de destinatarios, en las cuales se utiliza:

-Un lenguaje sencillo y comprensible

-Se destacan los puntos más importantes del comunicado.

3.2.2 Memorándum o nota interna.

 Se trata de informaciones internas escritas que son utilizadas entre departamentos o secciones de una empresa para transmitir órdenes, exponer temas...

 El memorándum tiene un tratamiento más formal que la nota interna; se trata de una comunicación vertical descendente.

Características:

          -Comunicados redactados de forma breve y simple, sin mucho protocolo.

          -La información es clara y precisa, referida a un único tema.

Estructura:

          -CABEZERA: Datos de quién lo manda (remite), a quién lo envía (destinatario), por qué se manda (asunto) y fecha. No lleva fórmula de saludo.

          - CUERPO: Exposición de las peticiones, comentarios, cuestiones, etc.

          - PIE: Fecha y firma. Se indica si hay documento o copia adjunta y cualquier otra nota de interés para el destinatario.

4.  LA COMUNICACIÓN INTERNA EN ENTIDADES PÚBLICAS.

  Surjen para poner en contacto a sus miembros, departamentos o secciones dentro de la propia organización, como ocurre en el ámbito privado.

   Las comunicaciones externas e internas en las entidades públicas son fundamentales. Las internas constituyen un pilar clave para el buen funcionamiento de la organización.

  Cada día más se trabaja en equipo y es bueno crear un clima de confianza y aprender y compartir conocimientos para conseguir el mismo objetivo común. Todos los tranajadores están unidos si se tiene un sentido de pertenencia que se consigue con la comunicación interna y el reconocimiento y comprensión de los superiores hacia sus funcionarios.

La mejora de la comunicación interna implicaría que:

    -La gestión de la entidad mejoraría.

    -Se favorecerían los procesos de innovación.

    -Los servicios y logros de la entidad se conocerían mejor.

    -La toma de decisiones se podría hacer de forma más rápida.

    -La imágen pública sería mejor.

    -Se ahorraría presupuesto al gestionar más eficientemente los recursos.

    -Ayudaría a retener a los empleados más capaces.

 Conseguir crear un espíritu de pertenencia y favorecer y favorecer las comunicaciones internas se consigue con:

    -El compromiso de la alta dirección política.

    -El liderazgo de los directivos.

    -La ultilización de las herraminetas y canales de comunicación.

    -El establecimineton de estrategias y objetivos.

    -La implicación de los mandos intermedios.

    -La participación de todos los empleados y funcionarios.

    -La investigación de los resultados de la comunicación interna.

4.1 LAS HERRAMIENTAS DE LA COMUNICACIÓN INTERNA EN EL ÁMBITO PÚBLICO.

El desarrollo de las nuevas tecnologías de la información y la administración electrónica han favorecido la mejora de las comunicaciones internas en este sector, utilizando herramientas que hasta ahora no se usaban, como:

     -Intranet: es uno de los medios más utilizados. La mayor parte de las administraciones cuenta con un portal del empleado, en el que se dan comunicaciones tanto formales como informales o personales. Se añaden contenidos personalizados para los trabajadores y elementos que fomentan la participación directa para crear un espacio de intercambio.

     A los funcionarios se les asigna una clave para acceder a los servicios o información a los que se les ha autorizado.

    Se pueden citar rapidez y el acceso a gran número de usuarios en poco tiempo.

    -Tablón de anuncios: las comunicaciones más usuales que aparecen son de información general o de tipo sindical.

    -Teléfono de información: es utilizado para realizar consultas internas; a veces es el mismo que para la información al ciudadano.

    - Reuniones aleatorias: a veces es bueno que ante una labor encomendada se cree una reunión para poner en común lo que se está realizando, reconocer los logros de algún compañero y ayudar a los que lo necesiten para conseguir el objetivo.

    -Reuniones con las dirección: la dirección no se puede desentender de la labor de sus subordinados; no es cuestión de control, es cuestión de conocimiento de las tareas realizadas y de los problemas y soluciones encontradas.

    -Revista interna o imprenta digital: el sentido de pertenencia, a veces, se consigue con el reconocimiento por uno mismo de los intereses propios coinciden con el colectivo al que pertenece; con estas lecturas, en cuya elaboración pueden participar los propios funcionarios o trabajadores, estos se sienten comprendidos y apoyados.

    -Los briefings: sesiones informativas en las que se reciben instrucciones para cada persona o grupo.

    -Manual de bienvenida: su objetivo es facilitar la integración de nuevos empleados, transmitiéndoles los valores, objetivos y cultura de la administración a la que pertenecen. Es muy útil sobre todo los primeros días, para que adquieran confianza en sí mismo.

    -Jornada de puertas abiertas: el personal de la administración pública de manera totalmente voluntaria, se dedica a explicar qué hace y cómo lo hace tanto a sus propios compañeros como al público interesado.

    -Comunicaciones escritas: la Administración utiliza diariamente diferentes medios de comunicación escrita que sirven entre otras cosas para transmitir instrucciones, procedimientos, recomendaciones, acuerdos, normas...

4.2 Documentos de comunicación interna en entidades públicas

A continucación se presentan en términos generales la definición y característas de cada uno de estos documentos.

4.2.1 Circular interna

Comunicación formal de interés general emitida por una Administración Públicapara informar sobre diversos aspectos de la Administración, en línea horizontal o descendente. Es emitida con el fin de dar a conocer una misma información a varios destinatarios de diferentes departamentos o áreas administrativas sin necesidad de realizar una comunicación individual para cada destinatario.

Es recomendable hacer referencia a un solo asunto en cada circular, detallando para evitar posibles confusiones.

    CONSEJERÍA DE EDUCACIÓN

     MADRID CAPITAL

     C/Alcalá, 27

     28076, Madrid

                                                 CIRCULAR INTERNA

                                                        Nº245667

                                                                            Asunto: nuevas medidas de seguridad

Con el fin de adoptar las medidas apropiadas la seguridad interna en todos los edificios de esta Consejería les comunico que a partir de esta fecha los integrantes de cada unos de los departamentos, les será necesario llevar en sitio visible su identificación como trabajador de esta Consejería al entrar y salir de las instalaciones, así como durante la permanencia en las mismas.

Se espera la mejor colaboración para evitar cualquier tipo de inconvenientes.

Atentamente:

                                                                                       Madrid, 4 de enero de 2014

                                                                                               Fdo, Andrea Ramos

4.2.2 Oficio interno

 Se trata de comunicación formal interna, utilizada como instrumento de apoyo en la difusión de información de carácter interno y realizada por las áreas administrativas en el desempeño de sus funciones.

Los asuntos que se tratarán utilizando este tipo de comunicación son:

         -Instrucciones.

         -Normas.

         -Órdenes.

         -Observaciones.

         -Avisos.

         -Recordatorios.

         -Gestiones y/o peticiones.

         -Respuestas a peticiones.

          CONSEJERÍA DE EDUCACIÓN.

              MADRID CAPITAL

              C/ Alcalá, 27

              28076 Madrid

                                                                                                         

                                                                               Asunto: Tramitación pago trienios.

                                                                                Referencia: Dpto. Nóminas.

            REGRISTO DE SALIDA

            Núm: 1567

            Fecha: 5-5-2015

           Ha sido recibida en este departamento la solicitud de D. JAVIER VELAS CRUZ con D.N.I.

         50.987.765J para que le sea reconocida la antigüedad en el cuerpo al que pertenece desde el 2 de marzo de 2014

       

         En la documentación que aporta el solicitante no se adjunta título administrativo al depender de esta Dirección Provincial.

       

        Solicitamos al departamento de Educación Primaria las certificaciones que acreditan dicha antigüedad

        para poder formalizar el pago.

                                                                                        Madrid, 4 de mayo de 2015

                                                                                                 Fdo. Andrea Ramos.

                                                                                         Jefa de Dpto. Nóminas.

5. Recomendaciones de el uso de las comunicaciones.

          -Ser coherente en la redacción.

          -Ser ordenado: es necesario mantener un órden lógico en la expresión de acontecimientos que se incluyen en la comunicación.

          -Tener en cuenta el contexto en el que se comunica.

          -Mantener fluidez y agilidad a lo largo de toda la comunicación.

          -Ser claro en los mensajes: hay que expresarse de forma correcta para que el contenido sea comprendido sin dar lugar a interpretaciones erróneas de un mismo contenido.

          -Tener en cuenta los destinatarios: en cualquier caso es necesario adecuar el mensaje utilizado al destinatario y al tipo de comunicación para que sea comprendida con facilidad.

          -Estar abierto a exigencias de información por parte del destinatario ofrecer la posibilidad de consulta ante cualquier duda, mostrando respeto.

          -Elegir elmaterial adecuado para la elavoracion de la comunicación evitando colores intensos.

          -Escribir con corrección: evitar las faltas de ortografía y sintaxis. Hay que recordar que la comunicación transmite laimagen de la organización tanto de interior como del exterior.

          -Evitar el uso excesivo de abreviaturas. En ocasiones el uso abusivo de este tipo de elementos que hace que el contenido de la comunicación sea incomprensible para el destinatario.