A.C . Tema 1 y 2. Repografía de documentos.

 TEMA 1 Y 2 REPOGRAFÍA DE            DOCUMENTOS.

1.1 Equipos de reproducción de docuentos: la fotocopiadora

Podemos decir que los equipos de reproducción de documentos más utilizados hoy en día son la impresora,el escáner y la fotocopiadora.
Los dos primeros son periféricos que se conectan al ordenador, y cumplen las siguientes funciones:
   -La impresora: permite imprimir textos, gráficos o cualquier otro documento almacenado en formato digital. Es lo que se conoce como impresión de documentos.
   -El escáner convierte, mediante el uso de la luz, documentos impresos a formato digital para asípoder almacenarlos. Es lo que se concoe como digitalización de documentos.

Al tratarse de periféricos conectados a ordenadores cson tratados en módulo Tratamiento de datos.

La fotocopiadora.
Es una máquina que hace copias de documnetos impresos o digitales. Las fotocopiadoras más modernas utilizan la tecnología de la xerografía, proceso de impresión inventado por Chester Carlson en 1938.

Los elementos básicos son aquellos que debe tener cualquier fotocopiadora. Aparecen representados en la imagen de la Figura 1.1 y son las siguientes:

  -Cristal de contacto: sobre el que secoloca el documento original para después cubrirlo con la tapa y de esta maneraimpedir el efecto perjudicial de la luz de la lámpara de exposición.

  -Bandeja de papel: contiene papel sobre el que se va a reproducir el original.

  -Rodillo de alimentación: impulsa el papel al interior de la máquina con la ayuda del cargador de transferencia.

  -Lámpara de exposición: se desliza bajo el cristal y transmite la imagen del documento original al tambor electrostático para su reproducción. La imagen se transmite con la ayuda de la lente y de los espejos.

  -Tóner: es la tinta seca en forma de polvo que se fija al papel en el proceso.

  -Tambor electrostático: recibe reflejada la imagen del documento original y, cargarse de electricidad estática, atrae las partículas de tóner de manera selectiva según la imagen recibida, es decir, como las partículas de toner están cargadas positivamente, por medio de la atracciónelectroestática el tóner se fija solamente sobre las imágenes negras reflejadas sobre el tambor y no se fija sobre las blancas, formando así sobre él la reproducción exacta del orioginal.

  -Distribuidor de tóner o rodillo difusor: se calienta cogiendo mucha temperatura y, como las partículas de tóner son sensibles al calor, cuando estas tocan el papel, el rodillo funde el tóner sobre el papel.

Elementos complementarios
A diferencia de los elementos básicos, estos no los tienen todas las fotocopiadoras, dependerá de las características de cada modelo y de su capacidad o volumen de copiado.

   -Alimentador automático: forma parte de la tapa que cubre el cristal y en él podemos introducir un grupo de originales, cuya cantidad varía de unas máquinas a otras. Los originales deben estar sin grapar ni doblar.
El alimentador va introduciendo cada hoja una a una y las va fotocopiando, depositándolas luego en el mismo orden que las cogió. Algunas máquinas permiten voltear la hoja para hacer copias a doble cara.

  -Clasificador: se encuentra situado normalmente a la izquierda de la máquina y su función consiste en agrupar automáticamente las copias en varias bandejas. Algunas máquinas cuentan con clasificador-grapador que, además de clasificar cada juego de fotocopias, lo deposita en la bandeja ya grapado.

  -Cajones para distintos tamaños de papel: en cada cajón se ubica papel de un tamaño específico (A4, A3...).
  -Depósito extra de papel: suele estar situado a la derecha de la máquina y sirve para incrementar la autonomía de la máquina al administrar hasta 3.500 hojas.

  -Tarjetas de control: las fotocopiadoras de uso público permiten a los usuarios realizar fotocopias acreditándose con una tarjeta, que previamente ha sido cargada con un determinado saldo de fotocopias. Se utilizan en entidades públicas como bibliotecas y centros de enseñanza.


Tipos de fotocopiadoras

Las entidades utilizan distintos modelos de fotocopiadoras en función del tipo de fotocopias (color o blanco y negro, mayor o menor tamaño, etc.) que tienen que realizar y del volumen de copiado.
Según su mayor o menos volumen de copiado se pueden clasificar en fotocopiadoras de alto, medio o bajo volumen de copiado. Sus principales características, ventajas e incomvenientes se presentan en la siguiente tabla:

Tipos	Características	Ventajas	Inconvenientes
Alto volumen decopiado	-Clasificación automática -Mejora digital automática del escaneado. -Cambio automático de bandeja de alimentación de papel. -Reducción y amplicación del original. -Fax. -Tratamiento de archivos informáticos. -Uso personal.	-Gran velocidad de impresión media de 100ppm. -Realiza varias operaciones a la vez. -Admite muchos formatos de papel. -Grapado y encuadernado de copias. -Gran capacidad de entrada de papel.	-Alto coste de la máquina. -Gran tamaño. -Coste de mantenimiento elevado.
Medio volumen de copiado	-Clasificación automática. -Cambio automático de bandeja de alimentación del papel. -Reducción y ampliación del original. -Fax.	-Velocidad media de impresión de 80ppm. -Grapado de copias.	-Alto coste de la máquina. -Tamaño grande. -Coste de mantenimiento elevado.
Bajo volumen de copiado	-Reducción y ampliación del original. -Fax. -Impresión a doble cara.	-Pequeño tamaño. -Ideal para pequeñas oficinas.	-Consumibles caros. -Velocidad de impresión media de 15 ppm.

Tamaño y gramaje de papel.

La mayoría de las fotocopiadoras admiten diferentes tamaños unificados (IOS/DNI) de papel que se identifican por la letra A y un número. El A0 es un formato de referencia y su superficie mide 1m2, el A1 es la mitad del A0, y así sucesivamente.

En España los tamaños mas utilizados son el A3 y el A4.

El gramaje es el peso del papel medido en gramos por metro cuadrado. Para el mismo tamaño de papel, por ejemplo A4, cuanto más gramaje tiene, más grueso es.

Cada máquina precisa un gramaje determinado para su óptimo funcionamiento. El gramaje del papel que usan las fotocopiadoras suele ser de 80 gramos.



1.2 Reproducción de documentos con fotocopiadora.

Una vez conocido el funcionamiento interno de una fotocopiadora y los tipos de máquinas en función del volumen de trabajo a realizar, es el momento de conocer los pasos que tenemos que llevar a cabo para realizar fotocopias y las funciones accesorias que estas máquinas ofrecen.

1.2.1 Procedimiento de fotocopiado básico.

1.Encendido
Lo primero es encender la máquina si no está ya encendida. Para ello es necesario pulsar el botón o interruptor principal, que suele indicar con la palabra ON si está encendida y con la palabra OFF si está apagada.

2.Calentamiento.
Una vez la hayamos puesto en marcha, iniciará ella sola su proceso de calentamiento y autodiagnóstico durante el cual no podemos hacer tovavía fotocopias. Ella nos indicará en el panel informático cuándo está lista para fotocopiar. El tiempo de calentamiento varía de unos modelos a otros desde los 40 segundos hasta los 3 o 4 minutos.

3.Fotocopiado.
Tras el encendido y el calentamiento, una vez que la máquina nos indique que ya se encuentra operativa para trabajar, llevamos a cabo los siguientes pasos:

      1-Comprobamos que se dispone de papel suficiente oara realizar el trabajo. Si no es así, cargamos la bandeja con el papel adecuado.
      2-Levantamos la tapa de la máquina y colocamos el original boca abajo sobre el cristal o en el alimentador automático. Si utilizamos el alimentador automático, ajustamos las guías deslizantes al tamaño de las originales.
      3-Observamos en el panel si el usuario anterior había hecho fotocopias con opciones de copia distintas a las que queremos nosotros y, si es así, las anulamos pulsando la tecla correspondiente. Luego seleccionamos el formato de papel en el que queremos realizar la copia (A4, A3...) La mayoría de las máquinas fotocopian por defecto en tamaño A4, por lo que solo debemos modificarlo si queremos otro formato. También podemos ajustar la densidad de la imagen por si la queremos más clara o más oscura.
      4-Indicamos, en caso necesario, la escala a utilizar (ampliar o reducir el original) o las opciones de acabado como ordenar, grapar, etc.
      5-Marcamos el número de copias necesarias.
      6-Pulsamos el botón Start (o inicio según los modelos) de la fotocopiadora para que esta comience a realizar el trabajo.
      7-Cuando hayamos acabado pulsamos el botón C para cerrar la sesión y borrar nuestras opciones de copia.


1.2.2 Funciones accesorias


Las fotocopiadoras cuentan con más o menos funciones accesorias en función del modelo y sus propiedades. Acontinuación explicamos tres de las más comunes y utilizadas: la función ampliar o reducir, la función dúplex y la función clasificador.

Ampliar o reducir

Permite hacer una copia ampliada o reducida del documento original.
1. Pulsamos sobre la opción Zoom (o Reduc./Ampl., según los modelos) y seleccionamos el porcentaje de ampliación o reducción dentro del menú correspondiente.
2.Colocamos el documento original y pulsamos Start.


Función dúplex

Permite copiar dos documentos escritos por una sola cara en una hoja por las dos caras. Y también la opción de copiar un documento escrito por las dos caras en otro escrito por las dos caras.
1.Presionamos el botón dúplex y seleccionamos la opción que queremos:
                  1 cara..........2 caras o bien
                  2caras.........2 caras bien
Confirmamos pulsando OK sobre la pantalla (o la tecla correspondiente según el modelo.)
2.Colocamos el anverso del documento original, o bien el primer original, sobre el cristal y presionamos el botón Start.
3.Luego colocamos el reverso o bien el segundo original y pulsamos Start.


Función clasificador

Cuando queramos hacer varias copias de un grupo de documentos:
1.Presionamos sobre la opción Acabado y elegimos la opción Agrupar.
2.Pulsamos el número de juegos de copias que queremos.
3.Colocamos el primero original sobre el cristal y presionamos Start, y así sucesivamente hasta terminar. La máquina irá grabando una imagen de cada documento.
4.Presionamos el botón Enter (que es la tecla # del tablero numérico) para sacar el resto de las copias del folleto o libro.
Al presionar el botón Enter (#), el proceso de copiado se iniciara automáticamente.


1.2.3 Aspectos importantes a tener en cuenta

Como cualquier otra máquina, la fotocopiadora trae unas instrucciones de manejo que debemos leer con atención. Algunas de las más importnates son:

1.Debemos asegurarnos de no colocar sobre el cristal documentos que tengan tinta fresca o corrector sin secar, por que pueden manchar de forma permanente. Igualmente debemos evitar colocar hojas grapadas, especialmente si utilizamos el alimentador automático. También debemos quitar los clips.

2.Debe utilizarse papel y tóner adecuados a la máquina y al resultado que queremos obtener.

3.Debemos asegurarnos de colocar los originales en la posición correcta para que el resultado sea el esperado.

4.Si vamos a utilizar el alimnetador automático, antes debemos asegurarnos de que no nos hemos dejado ninguna hoja y de que están debidamente ordenadas.

5.Si se va a reproducir un documento en diferente tamaño al del original, hay que asegurarse bien de haber escogido el porcentaje de ampliación o reducción, para que la copia no salga cortada o descentrada con respecto al tamaño del documento.

6.Cuando se reproducen documentos encuadernados debemos poner especial atención en evitar que las copias contengan las marcas de la encuadernación.

7.El correcto mantenimineto y limpieza de la máquina asegura la calidad en la reproducción.


1.3 Anomalía en incidencias en las fotocopiadoras

El funcionamiento de los equipos de repografía, como el de cualquier máquina, puede dar lugar a anomalías e incidencias que necesiten la intervención de un experto en este tipo de aparatos.

Normalmente, las máquinas disponen de un mecanismo de detección de errores y muestran en el panel de control la incidencia, aportando la solución a tomar.

Cuando se dispone de este tipo de aparatos suele tenerse contratado un servicio de mantenimineto, que se encarga de su limpieza periódica y de la reparación de las averías importantes.

Problema	Causa	Operación a realizar
Arrastrar varias hojas a la vez. Se atascan las hojas. El papel sale arrugado. La copiadora no se enciende al activar el interruptor de corriente. Las copias salen incompletas. La imagen de la copia no está bien alineada. Las copias salen sucias. Las copias presentan líneas. Las copias salen muy claras. Las copias salen muy oscuras. La copia sale borrosa.	Uso del papel inadecuado Papel arrugado. Demasiadas hojas en la bandeja. Suciedad en los rodillos de arrastre. Desajuste de los rodillos. El cable eléctrico no está enchufado a la toma de corriente. Tamaño de papel inadecuado. El original no está colocado correctamente. Hay algo adherido al cristal de los originales. Espejos sucios. Tambor rayado. El crsital de los originales esta sucio. Falta tóner. El papel está humedo.	Asegurarse de que el papel utilizado es el correcto y de que está en buenas condiciones. Limpiar los rodillos. Llamar al servicio técnico. Enchufar el cable a la toma de corriente. Colocar el papel adecuado. Colocar el original en la posición correcta. Limpiar el cristal. Limpiar los espejos con un paño seco y suave. Llamar al servicio técnico para cambiar el tambor. Reponer tóner. Cambiar el papel. Cambiar la configuración del nivel de exposición a más claro. Colocar el original suficientemente ajustado contra el cristal.

Desatascar el papel

Si se atasca el papel, la fotocopiadora se para y se enciende el símbolo de papel atascado que acabamos de ver.
Lo primero que debemos de hacer es localizar el lugar donde se ha producido el atasco. Normalmente la propia fotocopiadora nos indica en el panel de control la parte de la máquina donde se encuentra el papel atascado y nos da instrucciones precisas de los pasos que debemos realizar para retirar el papel.

Las máquinas cuentan con una serie de tiradores y palancas que podemos accionar para desatascar el papel.
Estos elementos se encuentran perfectamente diferenciados del resto mediante colores vivos (azul celeste en la imagen).

Si se rompe el papel durante la extracción, debemos retirar los fragmentos y comprobar que no queda ninguno en el interior.



1.4 Máquinas y herraminetas de encuadernación

En muchas ocasiones es necesario presentan trabajos, informes, documentos, etc., en papel, de manera organizada, y la mejor forma es encuadernarlos.

Los documentos se encuadernan para protegerlos durante su uso, hacer más fácil su manejo y mejorar su presentación y conservación.

Podemos decir que encuadernar es un proceso por el cual se unen las hojas por uno de los márgenes a unas tapas para formar un libro.

En el proceso de encuadernación se utilizan dos herramientas básicas: la perforadora y la guillotina.




1.4.1 Perforadora

L perforadora o taladradora es una herramienta que sirve para hacer uno o varios agujeros en el papel. Esta acción se realiza con el fin de poder encuadernar las hojas perforadas.

Consta de una palanca para hacer presión sobre unos cilindros metálicos afilados, que taladran una o varias hojas de papel.

En el mercado existen varios modelos, pero el funcionamineto es el mismo, aunque eligiremos una u otras dependiendo del número o grosor de hojas a perforar, o de la cantidad de agujeros a realizar en una misma hoja.

Cuando el volumen de hojas a perforar es grande y continuo, se utilizan las perforadoras eléctricas, ya que no es necesario ejercer fuerza para taladrar.

Para un correcto funcionamiento de las perforadoras, hay que manter limpio el depósito donde se almacena el papel resultante de realizar el taladro.



1.4.2 Cizalla o guillotina

Cuando se desea un acabado perfecto en encuadernación, es necesario que todas las hojas tengan el mismo tamaño y que el corte sea perfecto. Para lograr esta terminación se utiliza la cizalla o guillotina.
Las más empleadas en las oficinas son las manuales de sobremesa, que constan de un tablero graduado y de una cuchilla, disponinedo de un sistema de protección para evitar accidentes. El volumen de corte puede llegar a las 15 hojas.
Las guillotinas eléctricas son más utilizadas en las empresas de encuadernación y antes gráficas, ya que el volumen de corte puede llegar a las 500 hojas.
Disponen de un sistema de sujeción de papel que hace que el corte sea perfecto y sin esfuerzo.

Modo de utilización de la guillotina normal:
A la hora de utilizar la guillotina manual debemos seguir los siguientes pasos:

1.Levantamos la hoja de corte tirando del brazo hacia arriba para organizar las hojas. Debemos asegurarnos de que la palanca se mantiene elevada por sí sola.
2.Alineamos los papeles con las líneas de cuadrícula del tablero. No debemos colocar más papel del recomendado por el fabricante.
3.Bajamos la cuchilla suavemente tirando del brazo hacia abajo a la vez que sujetamos el papel para que no se mueva.



1.5 Materiales de encuadernación.

Además de las máquinas y útiles que hemos mostrado hasta ahora, en encuadernación se utilizan una serie de materiales que vamos a analizar a continuación.


1.5.1 El papel.

Actualmente en la encuadernación se utilizan infinidad de tipos de papel, cuyas características y calidades están relacionadas con los diferentes usos a los que se destinan.

La calidad del papel depende depende de su espesor y gramaje que, como ya hemos dicho en el Apartado anterior, se mide en gramos por metro cuadrado, siendo el más común el de 80 gramos.

En la siguiente tabla mostramos los que se utilizan con más frecuencia.

Nombre	Características	Uso
Satinado	Terso, liso y brillante.	Escritura. Impresión. Dibujo.
De barba	Resistente y duradero.	Documentos oficiales y notariales.
Guarro	Fuerte y resistente.	Dibujo.
De seda	Fino, ligero y transparente.	Proteger láminas e ilustraciones.
De China	Fino y fabricado con corteza de caña de bambú.	Impresión de ediciones de lujo.
Vitela	De gran calidad, liso y sin grano.	Impresión de grabados y ediciones de lujo.
Offset	El acabado tiene pelusa que facilita la fijación de la tinta. Fabricado en múltiples colores.	Escritura. Libros. Impresión.
Reciclado	Se produce utilizando desechos de papel. No se consigue un blanco perfecto.	Escritura. Libros. Impresión.

1.5.2 Las tapas

El material de las tapas de encuadernación cada vez es más diverso, ya que el diseño juega un papel importante.

Dependiendo de la importancia, uso y destinatario del trabajo encuadernado se utiliza un material u otro. Los más comunes se recogen en la siguiente tabla.

Nombre	Características
Polipropileno	Puede ser transparente u opaco. Múltiples colores. Duradero, lavable y resistente.
Cartulina	Más gruesa que el papel- Múltiples colores.
Cartón	Son varias capas de papel. Más grueso, duro y resistente que el papel. Terminaciones: arrugado, imitación papel, brillante…
Piel	La más utilizada es la de vacuno. Se utiliza en encuadernaciones de lujo.
Tela	Preparada para la encuadernación. En el reverso lleva papel para facilitar el encolado.
Cartón corrugado	Permite dar volumen al trabajo. Gran variedad de colores.
Papel vegetal	Aspecto artesanal.

1.6  Técnicas básicas de encuadernación.     

       

A la hora de elegir el tipo de encuadernación más apropiado debemos tener en cuenta:

       -La importancia del material.

       -El uso al que se va a destinar.

       -El coste de encuadernación.

       -El número y tamaño de los documentos.

Dependiendo del tipo de encuadernación elegido, los materiales, herramientas y maquinaria son distintos, por ello vamos a detallar cada uno de ellos.

      1. Grapado.

      2. Con canutillo de plástico.

      3. Con espiral metálica.

      4. Térmica.

      5. Doble espiral (wire-o).

      6. Ibiclick.

      7. Cartoné.

1.6.1 Grapado

Es el método más sencillo de encuadernación, ya que consiste en sujetar las hojas con una grapa de hierro u otro metal.

Dependiendo de la cantidad de hojas a grapar, del grosor del papel y del esfuerzo a realizars se utilizarán diferentes grapadoras.

Tipo	Características
Manual	De fácil manejo Depósito para grapas. Capacidad de grapado: 10 hojas.
Eléctrica	Indicador de láser de ajuste de grapado Varios formatos de grapado. Capacidad de grapado: 50 hojas.
Para gruesos	Capacidad de grapado: 250 hojas. Robusta Para grandes bloques de papel
Industrial	Permite ajustar la distancia entre grapas Gran capacidad de grapado.

Otros elementos necesarios para realizar el trabajo de grapado son:

Grapas:               

       -Se fabrican en diferentes materiales y tamaños.

       -Se elige la grapa en función del material a grapar y del modelo de grapadora

Quitagrapas:     

       -Es una pinza que permite sacar las grapas introducidas en el papel.

       -Se emplea para extraer las grapas evitando daños en uñas y dedos.

1.6.2 Con canutillo de plástico.

La encuadernación de canutillo es un método de encuadernación que consiste en hacer una fila de agujeros en el lado del lomo de las hojas y pasar un canutillo de plástico por estos orificios. Se usa mucho en cuadernos y manuales.

Como encuadernar con canutillo de plástico.

1.                1  Se introduce el total del documento a encuadernar en el selector de tamaño del canutillo. De esta            manera elegiremos el correcto.

2.                2  Se perforan las hojas ejerciendo presión con la palanca.

3.               3   Se coloca el canutillo en la guía y se van introduciendo las hojas perforadas en el orden correcto. La primera hoja debe ser una de las tapas y la última la contratapa.

4.              4    Se vacía el cajón donde se almacena el papel resultante de los taladros realizados

1.6.3  Con espiral metálica.

El sistema es el mismo que el utilizado para el encuadernado con canutillo de plástico, pero se sustituye por una espiral metálica.

1.6.4  Térmica.

La encuadernación se realiza introduciendo los documentos en unas carpetas engomadas y colocando el conjunto en la encuadernadora, la cual se calienta y hace que se adhieran las hojas.

Dependiendo de la máquina, se pueden encuaderna, con esta técnica hasta 300 hojas.

1.6.5 Doble espiral

El método de encuadernación es similar al que se utiliza en el encuadernado con canutillo de plástico pero se sustituye  por uno de acero.

Este sistema permite hacer cuadernos de hasta 200 hojas.

Encuadernación de espiral o de wire-o.

Ventajas: 

-Acabado tipo cuaderno.

-Apertura de 360 grados para una fácil consulta y fotocopiado.
-Existen en el mercado hojas sueltas taladradas para este sistema.
-Puede desencuadernarse.
Inconvenientes:

-Algo más cara que la de canutillo de plástico.
-La capacidad es de unas 125 hojas.

1.6.7 Cartoné

Este sistema es el más complicado de todos, ya que su elaboración es costosa en cuanto a tiempo y proceso.
Las hojas que lo forman son cosidas mano a mano o a máquina mediante cuerdas. Después se unen a las tapas por medio de las guardas.
Si las tapas son de cartón blando se denomina rústica.
Se utiliza en trabajos a los que se quiere dar cierta importancia, como proyectos, publicaciones, etc.


1.7 Otras máquinas relacionadas con la repografía

En los servicios de ropografía se uselen utilizar otras máquinas de forma completamentaria a los equipos de reporducción y encuadernación. Se trata de las plastificadoras y las destructoras de documentos.

1.7.1 Plastificadoras

En ocasiones es necesario proteger los documentos que se deben manejar de una forma especial, bien por que pueden correr el riesgo de mancharse, o porque debido a su uso pueden terminar por estropearse.
Para evitar que esto ocurra se planifican. Esta operación  se realiza con unas máquinas que revisten el documento con una capa de plástico, con el fin de protegerlo y a la vez encuadernarlo.

Existen diferentes tipos de plastificado:
-Termico: el plástico se adhiere al documento por efecto del calor.
-En frío: el plástico lleva una parte adherente y se pega al papel por contacto y presión.


1.7.2 Destructoras

La Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal en su artículo 4 dice lo siguiente: "Los datos de carácter personal serán cancelados cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual hubieran sido recabados o registrados".
Para cumplir esta Ley, las oficinas disponen de destructoras, cuya finalidad es trocear los documentos y soportes informáticos que contengan este tipo de datos.
Estas máquinas disponen de un motor eléctrico que tritura el material a destruir de forma que no se pueda recuperar.