A.C Tema 4. Archivos informáticos y documentos básicos en la empresa.

Tema 4. Archivos informáticos y documentos básicos en la empresa.



1. Archivos en soportes diferentes al papel

      Conseguir una oficina sin acumluación de papeles es una tendencia acual, pero rersulta difícil por la obligación legal de guardar gran cantidad de documentos originales en papel durante largo tiempo.
    Muchas empresas, para ahorrar tiempo en la gestión de los archivos y espacio, utilizan sistemas de microfilmación o digitalización de documentos.


1. Microfilmación.

Es la técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en una película de alta resolución. Es un sistema de archivo, gestión y difusión de la documentación, cuyo objetivo es obtener una reproducción exacta de los documentos sobre un soporte fotografiado.

El microfil permite almacenar, en poco espacio, muchos documentos, y su duración, en condiciones óptimas de conservación, puede llegar a los quinientos años. Es posible que los documnetos microfilmados sean imprimidos, proyectados o escaneados.

Este sistema permite que los documentos originales no sean manipuladosfísicamente, y así se evita su destrucción, pérdida o deteriodo por el uso.

Se necesita un equipo técnico específico tanto para la mirofilmación como para el visionado del microfilm o microfichas.



1.2 Digitalización

Consiste en convertir los documnetos de papel en imágenes utilizando la tecnología del escaneado. Un documento de papel se convierte en otro electrónico. La imagen es almacenada junto a datos que son referenciados en una base de datos.

Los documentos digitalizados en archivos se pueden conservar en cualquier soporte electrónico (CD, DVD, discos ópticos, etc...)

Este sistema de archivo es muy útil cuando los documentos son de consulta frecuente o utilizados por varios usuarios a la vez, lo que se conoce como gestión compartida de archivos.

Una ventaja de la digitalización es la posibilidad de consultar o enviar el documento a cualquier lugar del mundo mediante redes informáticas o internet.



2.Archivos informáticos

Los archivos informáticos son el conjunto organizado de documentos producidos o recibidos y guardados por una organización o persona en desarrollo de su actividad a través de medios electrónicos. Su acceso se realiza mediante un ordenador o dispositivo similar.

Desde la creación y puesta en funcionamiento de la firma electrónica, muchas empresas y particulares tramitan la documentación a través de internet, ya que con ella se autentifican los documentos y trámites a través de la red. Hoy en día se pueden gestionar y presentar declaraciones de impuestos a través de la Sede Social a través del sistema RED (Remisión Electrónica de Documentos).

Los archivos informáticos presentan las siguientes ventajas:

     -Almacenar y actualizar grandes cantidades de información en poco espacio.
     -Posibilitar múltiples opciones de búsqueda de información.
     -Permitir variadas formas de presentación y la edición de los documentos.
     -Suponer un ahorro y reducción del consumo de papel.
   

En las epígrafes siguientes veremos cómo crear, gestionar, ordenar y eliminar información de un archivo informático.

2.1 Archivo, fichero o documento.

El archivo o fichero es un conjunto de bits que guardan datos de diferente tipo (texto, hoja de cálculo, presentación...)y son almacenados en un dispositivo. Se identifica por su nombre.

Al solicitar al sistema operativo datos sobre un archivo podemos obtener: su  nombre, tipo, tamaño, fecha de creación, fecha de la última modificación, etc.

Si seleccionamos el archivo y pulsamos el botón secundario del ratón podemos ver sus propiedades generales. En la parte inferior de la pantalla también aparecerán datos sobre el archivo.


2.2 Carpeta

Es el contener virtual donde se guardan los programas y archivos en la unidad de almacenamiento del ordenador. Se puede guardan una dentro de otra.

A cada carpeta se le asignará un nombre único en su lugar de almacenamiento, pero pueden existir carpetas con el mismo nombre en dierentes lugares.

Vemos como ejemplo la carpeta EMPRESAS 2015, que contiene otras carpetas y archivos de diferentes tipos (accesos directos, aplicaciones, imágenes, documentos de Word y Access).


2.3 Operaciones con archivos y carpetas.

Tanto con los archivos como con las carpetas se puede realizar una serie de acciones, bien con el teclado, la barra de tareas o el ratón.

Como vemos en la siguiente imagen, si seleccionamos la carpeta y pulsamos el botón derecho del ratón nos aparecen la soperaciones que se pueden realizar sobre ella.


2.4 La papelera de reciclaje.

Espacio reservado en el disco para eliminar los archivos o carpetas que no se deseen.

Si se quiere volver a recuperar la información, la papelera de reciclaje posee la opción de Restaurar, o si lo que se desea es borrarla totalmente del equipo se eligirá la opción Vaciar papelera de reciclaje. El sistema solicitará en este último caso confirmar la acción, para evitar borrados involuntarios o erróneos.

3. Base de datos.

Las empresas, para gestionar la gran cantidad de información que manejan, utilizan las nuevas tecnologías, y en concreto aplicaciones básicas de ofimática, como bases de datos.

Las bases de datos ayudan a organizar, clasificar y acceder a la información almacenada sobre un tema concreto.

3.1 Definición y estructura.

Las bases de datos son programas informáticos que almacenan un conjunto de datos relacionados entre sí. El ordenador, posteriormente, puede seleccionar los fragmentos de datos que se necesiten o la información deseada, de forma rápida, eficaz y estructurada.

Las bases de datos están formados por varios ficheros; un fichero está formado por varios registros; y un registro está formado por varios campos.

Si se relacionan los conceptos de la base de datos con un archivo en papel o tradicionañ tenemos las siguientes equivalencias.

1 BASE DE DATOS: Conjunto de datos relacionados entre sí.

2 FICHERO: Información con características similares. Ejemplo: ficheros de clientes.

3 REGRISTRO: Unidad elemental de un fichero. Ejemplo: datos del cliente Santiago Aguado.

4 CAMPO: Unidad elemental de información, nombre, apellidos, calle…(cada dato es un campo).

1 Armario archivador donde se guardan las  carpetas que contienen los documentos.

2 Cajón donde se guardan documentos separados. Ejemplo: un cajón con los datos de los clientes.

3 Ficha física de un fichero convencional. Ejemplo: ficha con los datos de Santiago Aguado.

4 Cada dato de una ficha: nombre, número de teléfono, calle…

3.2 Funcionamineto

En los archivos de base de datos se puede administrar toda la información y al actualizar un dato se actualiza en todos los lugares donde aparece.
En la base de datos se pueden utilizar:

      -Tablas: se almacenan los datos en filas (registro) y columnas (campos), similares a una hoja de cálculo.
      -Consultas: se realizan para buscar y recuperar los datos que se desea. Sirven para seleccionar registros de varias tablas que cumplan unas determinadas condiciones o criterios. Se pueden establecer filtros para obtener solo determinados registros seleccionados, añadir datos, sustituir datos, etc.
      -Formulario o pantallas de entrada de datos: se usan para ver, agregar y actualizar datos de las tablas. Proporcionan un formato fácil para trabajar con bases de datos.
      -Informes: se utilizan para resumir y presentar los datos de las tablas o imprimir los datos de las consultas con un diseño específico.
      -Macros: son acciones que se realizan al pulsar una tecla determinada y que ha sido predefinida con anterioridad por el gestor de la base de datos que personaliza el sistema.
      -Módulos: son instrucciones, procediminetos u objetos que sirven para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Se escriben en Visual Basic, que es un lenguaje de programación.



3.3 Ventajas

Las ventajas más destacables son las siguientes:

      -Disponer de gran cantidad de información en poco espacio.
      -Tener los datos centralizados y estructurados.
      -Poder acceder a la información de forma rápida y precisa.
      -Realizar múltiples tareas con poco esfuerzo.
      -Multiplicar la capacidad de análisis con tablas relacionadas.
      -Ser seguras.
      -Obtener exactitud en los datos.



4. Documentos básicos de operaciones de compraventa.

Toda actividad comercial exige organización y la utilización de una gran cantidad de variedad de documentos, tanto en formato papel como en soporte electrónico.

Los documentos básicos en las operaciones de compra y venta son los que se detallan a continuación -aunque cada empresa puede generarlos en un formato distinto, adaptado a su actividad o sus necesidades, dependiendo de si la gestión está informatizada o no-.


4.1 Antes de efectuar la orden de pedido.